Peer Review
Collegiale dossiertoets
Peer Review is een externe (vakinhoudelijke) collegiale dossiertoets. De werking van de collegiale dossiertoets is gebaseerd op het idee dat verschillende individuen kijkend naar hetzelfde op verschillende aspecten zullen letten. Door op dossierniveau openheid van zaken te geven vindt een gezonde uitwisseling plaats die steevast leidt tot betere prestaties.
Peer Review omvat het beoordelen van een vijftal willekeurig geselecteerde dossiers per advocaat door een peer reviewer. Deze speciaal opgeleide advocaat beoordeelt aan de hand van een aantal voorafgestelde en kenbare criteria de dossiers. Daarbij ligt de nadruk op het verbeteren van de kwaliteit. De uitgebreide feedback (op het niveau van dossier, advocaat en kantoor) is tevens goed inzetbaar voor HRM.
Dossier review
Beoordeling van dossiers, uitgebreide feedback en zelfreflectie vormen de essentie van Peer Review. Dit instrument voldoet aan de vereisten van Peer Review zoals vastgelegd door de Orde van Advocaten.
kosten
Methode
Een kantoor draagt een – in overleg met Viadicte vast te stellen – aantal dossiers (lopende dossiers of reeds gearchiveerde) over aan een reviewer. Deze speciaal opgeleide advocaat (peer reviewer) met significante praktische ervaring op het vakgebied beoordeelt de dossiers, aan de hand van 19 vooraf vastgestelde en kenbare criteria.
De criteria zien toe op de volgende fasen in het dossier:
- 1. Opdrachtfase
- 2. Opdrachtfase , administratief
- 3. Uitvoeringsfase, communicatie algemeen
- 4. Uitvoeringsfase
- 5. Uitvoeringsfase tijdigheid
- 6. Uitvoeringsfase formaliteiten
- 7. Afrondingsfase
Op basis van deze criteria krijgt ieder dossier een eindbeoordeling. De kwaliteitscommissie van Viadicte stelt op basis van de beoordeling een feedbackrapport op voor de gereviewde. Deze feedback is niet enkel gericht op datgene wat minder goed werd bevonden, maar juist ook op wat uitstekend is uitgevoerd. Op deze manier draagt feedback bij aan verbetering van de algehele kwaliteit van de juridische dienstverlening.
Omdat deze uitgebreide feedback gericht is op dossiers, advocaat en kantoor, is deze tevens goed inzetbaar voor HRM. Een afsluitend gesprek met de reviewer behoort tot de mogelijkheden.
Viadicte treedt in het proces op als organisator en administrateur. Een goede logistiek is een belangrijke voorwaarde voor succes. Bijzondere organisatorische aandachtspunten zijn het vertrouwelijk en deugdelijk vervoer van de dossiers en een solide registratie. Het waarborgen van de geheimhouding en de vertrouwelijke behandeling van de dossiers is vanzelfsprekend.
Geheimhouding
Het waarborgen van de geheimhouding en de vertrouwelijke behandeling van de dossiers is van zeer groot belang. In Engeland en Schotland heeft men het vraagstuk omtrent geheimhouding opgelost door aanpassing van de wet. Voor de Viadicte Peer Review wordt aanbevolen dat advocaten in de aanvangsfase van een nieuwe zaak expliciet met de cliënt overeenkomen dat het dossier mogelijk onderworpen zal worden aan een professionele peer review. Dit kan door de cliënten een opdrachtbevestiging te laten ondertekenen of door het opnemen van de auditmogelijkheden in de algemene voorwaarden van het advocatenkantoor. De advocaten krijgen altijd te horen welke reviewer hen zal gaan beoordelen. Uiteraard is het kantoor in de mogelijkheid zijn bezwaar te uiten en het bureau te verzoeken een andere reviewer toe te wijzen.